AVISO DE DISPENSA DE LICITAÇÃO
Processo nº 117/2025
Referência: Dispensa nº 59/2025
O MUNICÍPIO DE ITAPEVA-MG torna público para conhecimento dos interessados, que se encontra em andamento processo administrativo que tem por objeto a CONTRATAÇÃO DE EMPRESA ESPECIALIZADA EM DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS DO SETOR DE LICITAÇÕES DA PREFEITURA MUNICIPAL DE ITAPEVA/MG
Visando atender o disposto no §3º do art. 75 da Lei nº. 14.333/2021, abre-se prazo às empresas interessadas neste objeto para a apresentação de propostas adicionais à municipalidade.
As propostas serão recebidas pelo e-mail licitação@itapeva.mg.gov.br ou entregues mediante protocolo ao setor de Licitações até às 23h59min do dia 2 de julho de 2025.
ESPECIFICAÇÃO:
Item |
Qtde |
Unid |
Descrição |
R$ Unit. |
R$ Total |
01 |
01 |
SV |
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS DO SETOR DE LICITAÇÕES DA PREFEITURA MUNICIPAL DE ITAPEVA/MG – 450.000 páginas |
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1.1 I – DA UNIDADE SOLICITANTE E DA FISCALIZAÇÃO
1.1 – Unidade Solicitante
- CHEFIA DE GABINETE – Prefeitura Municipal de Itapeva/MG.
1.2 – Da Fiscalização e Gestão Contratual
- O acompanhamento, fiscalização e controle da execução dos serviços serão realizados por servidor(a) designado(a) pela Administração, responsável por:
- Conferência da execução dos serviços;
- Atesto das Notas Fiscais;
- Validação dos relatórios de produtividade;
- Monitoramento dos prazos e da qualidade dos serviços prestados.
1.2 II – DO OBJETO
2.1 – Objeto
Contratação de empresa especializada para prestação de serviços de Solução Assistida de Digitalização de Documentos Físicos do setor de Licitações da Prefeitura Municipal de Itapeva/MG, abrangendo o período de janeiro de 2021 a julho de 2025, com fornecimento de mão de obra, equipamentos, softwares, insumos e infraestrutura necessários, incluindo:
- Preparação documental;
- Digitalização em alta qualidade;
- Conversão obrigatória dos arquivos digitais no formato PDF pesquisável, com aplicação de tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), que permita leitura digital, busca textual no conteúdo dos documentos, pesquisa por palavras-chave e acesso facilitado às informações;
- Tratamento de imagens;
- Indexação;
- Controle de qualidade;
- Armazenamento digital estruturado;
- Entrega dos arquivos digitais devidamente organizados e devolução física dos documentos com organização preservada.
Observação: Todo o serviço deverá ser realizado obrigatoriamente nas dependências da Prefeitura Municipal de Itapeva/MG, sendo vedado o transporte dos documentos físicos para qualquer local externo.
1.3 III – DA JUSTIFICATIVA
A necessidade da digitalização se fundamenta na busca por:
- Eficiência administrativa, com agilidade no acesso, pesquisa e recuperação dos documentos;
- Redução de custos operacionais, otimizando espaço físico e minimizando gastos com impressões e manuseio físico;
- Atendimento às exigências legais de órgãos de controle e fiscalização, garantindo maior transparência e segurança da informação;
- Preservação documental, protegendo o acervo de deterioração, sinistros, extravios e perdas;
- Modernização da gestão documental, alinhando-se às melhores práticas da administração pública, promovendo a transformação digital.
1.4 IV – DAS ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS
4.1 – Quantitativo Estimado
- Média de 000 (cem mil) folhas por ano, totalizando aproximadamente 450.000 (quatrocentos e cinquenta mil) folhas no período de janeiro de 2021 a julho de 2025.
4.2 – Descrição dos Serviços
4.2.1 – Preparação dos Documentos
- Higienização dos documentos, com remoção de sujeiras, grampos, clipes, elásticos, fitas adesivas e quaisquer elementos que possam comprometer a qualidade da digitalização;
- Desdobramento de folhas dobradas e desencadernação, quando necessária;
- Organização física dos documentos por processo, ano, modalidade e número, conforme critérios fornecidos pela Contratante.
4.2.2 – Digitalização
- Conversão dos documentos físicos em formato digital, garantindo:
- Resolução mínima de 300 DPI, podendo ser superior quando necessário;
- Formato de saída preferencialmente em PDF pesquisável com OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), garantindo que os documentos sejam legíveis, com texto passível de busca e seleção;
- Captura de todas as informações visíveis, incluindo versos quando houver conteúdo;
- Tratamento das imagens digitalizadas, com ajustes de rotação, alinhamento, nitidez, remoção de manchas e melhoria de contraste, garantindo fidelidade máxima ao original físico;
- Padronização dos arquivos, conforme modelo a ser acordado com a Contratante.
4.2.3 – Indexação e Organização Digital
- Organização dos arquivos digitais em pastas estruturadas, de forma clara, objetiva e padronizada, por:
- Ano;
- Modalidade (Pregão, Tomada de Preços, Concorrência, Dispensa, Inexigibilidade, etc.);
- Número do processo e número da licitação;
- Outras classificações pertinentes, conforme definição da Contratante.
- Inclusão de metadados que permitam a busca eficiente dos documentos.
4.2.4 – Controle de Qualidade
- Avaliação constante dos arquivos digitalizados, com verificação de:
- Corte correto das páginas;
- Alinhamento adequado;
- Nitidez e legibilidade;
- Fidelidade do conteúdo capturado;
- Aplicação eficaz do OCR.
- Sempre que identificado problema ou falha, deverá ser feita a re-digitalização imediata da(s) página(s) afetada(s).
4.2.5 – Armazenamento e Entrega dos Arquivos
- Entrega dos arquivos digitais em mídias físicas (HD externo, pendrive) e/ou disponibilização em nuvem, conforme decisão da Contratante;
- Manutenção de backup dos dados durante todo o processo de execução até a entrega definitiva;
- Entrega dos arquivos organizados em estrutura de pastas definida pela Contratante.
4.2.6 – Conclusão e Devolução dos Documentos Físicos
- Realização dos procedimentos de reencadernação, quando necessário;
- Acondicionamento dos documentos em caixas ou pastas identificadas de forma clara;
- Conferência conjunta da integridade dos documentos físicos, garantindo devolução em perfeito estado, devidamente organizados.
4.3 – Materiais e Insumos
- A Contratada deverá fornecer todos os materiais, equipamentos e softwares necessários, incluindo:
- Scanners profissionais de alta performance;
- Computadores e equipamentos auxiliares;
- Caixas-arquivo;
- Etiquetas de identificação;
- Guias de remessa;
- Fitas de lacre, quando aplicável.
4.4 – Local de Execução – Obrigatoriedade
Todos os serviços deverão ser executados, obrigatoriamente, nas dependências da Prefeitura Municipal de Itapeva/MG, em espaço designado pela Contratante, que garantirá condições adequadas de infraestrutura.
Fica expressamente proibido o transporte dos documentos físicos para qualquer local externo, inclusive sede da contratada ou terceiros, sob qualquer justificativa.
1.5 V – DAS OBRIGAÇÕES DAS PARTES
5.1 – Da Contratada
- Disponibilizar mão de obra especializada, capacitada e devidamente treinada;
- Fornecer todos os equipamentos, softwares, materiais e insumos necessários à execução dos serviços;
- Manter sigilo absoluto sobre todas as informações contidas nos documentos;
- Garantir integridade, segurança física e lógica dos documentos, tanto físicos quanto digitais;
- Realizar backup constante durante toda a vigência da execução dos serviços;
- Responder integralmente por danos, extravios, perdas ou deterioração dos documentos sob sua responsabilidade;
- Manter, durante toda a vigência do contrato, as condições de habilitação exigidas no certame.
5.2 – Da Contratante
- Disponibilizar espaço físico adequado, com infraestrutura mínima (energia elétrica, iluminação, acesso à internet, mesas, cadeiras e pontos de energia);
- Permitir o acesso da equipe da Contratada aos documentos e informações necessárias à execução dos serviços;
- Realizar acompanhamento, fiscalização, atesto e validação dos serviços prestados, bem como dos arquivos entregues.
1.6 VI – DOS PRAZOS E CONDIÇÕES DE EXECUÇÃO
- Prazo de instalação dos equipamentos e início dos serviços: até 30 (trinta) dias corridos após a assinatura do contrato;
- Prazo máximo para execução total dos serviços: 90 (noventa) dias corridos, contados a partir da emissão da Ordem de Serviço.
1.7 VII – DO VALOR MÁXIMO E CONDIÇÕES DE PAGAMENTO
7.1 – Valor Ofertado
- R$ X por folha digitalizada.
- Estimativa total: 000 folhas x R$ X = R$ X
7.2 – Forma de Pagamento
- O pagamento será realizado mensalmente, de acordo com a quantidade efetivamente produzida no período, mediante:
- Emissão de Nota Fiscal correspondente;
- Entrega de relatório detalhado contendo a quantidade de folhas digitalizadas, processos organizados, volumes entregues e conformidade com os padrões exigidos;
- Atesto do fiscal do contrato.
- O prazo para pagamento será de até 20 (vinte) dias úteis após a entrega da nota fiscal e do relatório de produtividade, devidamente atestados.
1.8 VIII – DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA
- As despesas decorrentes desta contratação correrão por conta da seguinte dotação orçamentária:
Ficha: 66 – Elemento:05.01.04,122,2001.2002.339040.1500
Manutenção dos serviços da Diretoria de Administração, Finanças e Licitações– Serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação – Pessoa Jurídica.
Fonte: Recursos próprios da Prefeitura Municipal de Itapeva/MG.
1.9 IX – DOS CRITÉRIOS DE JULGAMENTO
- Menor preço por folha digitalizada, observadas todas as especificações técnicas e exigências estabelecidas neste Termo de Referência.
1.10 X – DAS SANÇÕES ADMINISTRATIVAS
- O inadimplemento das obrigações, seja parcial ou total, poderá ensejar a aplicação das sanções previstas na Lei nº 14.133/2021 e demais legislações pertinentes, incluindo, mas não se limitando a:
- Advertência;
- Multa;
- Suspensão temporária de participar de licitações e impedimento de contratar com a Administração;
- Declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública.
1.11 XI – DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
- A Contratada deverá garantir absoluto sigilo, confidencialidade, integridade e segurança das informações acessadas durante toda a execução do contrato;
A Contratante se reserva no direito de realizar diligências, vistorias e inspeções a qualquer momento, sem aviso prévio, visando garantir a fiel execução dos serviços;
Dúvidas e esclarecimento podem ser obtidos através do e-mail acima ou pelo telefone: 35 3026-4114 ou pelo e-mail licitacao@itapeva.mg.gov.br
A empresa detentora da proposta mais vantajosa para o Município de ITAPEVA/MG será contatada para envio da documentação que comprove reunir as condições necessárias para contratar com a Administração, em até 02 (dois) dias úteis após a convocação.
Itapeva/MG – 27 DE JUNHO de 2025.
MARCELO GUIDO BEKER
– Agente de Contratação –